ミーティングを主催することが多いポジションにいることから、ずいぶん以前から、なるべくスタッフが嫌がらないような時間設定を心掛けていました。
「ポモドーロ・テクニック」を仕事や学習で実践するようになってからは、素晴らしく成果があがっていると考えるので（自分に一番甘い僕…笑）、情報共有しますね！
以下のようなtweetをしました↓
twitterへのアップ内容がほぼすべてですが、少し言葉足らずなので、以下の３点について詳しくお話しします。
- ミーティングに必要な時間
- ミーティングのあり方
- ミーティングのときにすること
ミーティングに必要な時間
そもそもミーティングにはどれくらいの時間が必要だと思いますか？
僕はほとんどすべて30分を1単位として設定しています。
正確に言えば、25分＋5分＝1ポモですが…80％くらいは上手く展開でき、成果を上げていると考えています。
うんっ？100じゃないのはどうしてだと疑問に思ったあなた、すごいです！
そうなんです、残念ながら何事も邪魔者が入ってくるわけです。ミーティングも同様！
どんな人がミーティングを無駄な時間にしてしまうかと言うと、
- 事前配布資料を読み込んできていない人
- そもそも議題を認識していない人
- “ある言葉”にだけ反応する人
他にも思い当たる人物イメージがありますが、これくらいにしておきますね！
あなたも経験あると思いますが、このような人が一度発言し始めると厄介ですよね…
先ほどまで熱の入った素敵な話し合いだったものが、途端にくだらないやり取りやその人の説得の時間に変わり、“無駄な時間”を作ってしまいます。
ですから、このような想定できることを極力排除するための準備が必要ですね！
僕は以下のような３つのことをやっています。
- 事前資料配布前からミーティングのテーマについて根回しする
- 事前資料は式次第だけでなく、項目ごとに詳細に情報を書いておく
- 資料を配布したらミーティングまでに個別にスタッフと軽く話をする
僕の場合は、スタッフと個別に話しをすることが多いですね。特に、ランチタイムには日常の何気ない話から関連づけてスタッフの意見をフランクに聞いています。
また、毎朝ミーティングを実施しています。この時間は後述する「科内ミーティング」をどうしているかにも関係してきますが、朝のスタッフの貴重な時間を20分程度預からせてもらっています。その中に「今日のひとこと」という僕が発言する時間を5分程度いただき、ミッション、ビジョン及びプランについて情報提供しています。
と言うことで、あなたも必ず「25分＝1ポモ」でミーティング完了できます！
ミーティングのあり方
あなたにとってミーティングは“何のため”にありますか？
僕は、ミーティング（会議）は最終決定の場だと考えています。そのため、その内容に関しては、以下のようにあるべきだとスタッフには伝えています。
- 提案へのあなたの答えはYesかNo、どちらか？
- もし、Noであるなら、事前に伝えてもらい
- 個別にスタッフから意見を聞き調整する
何気ないことですが、この３つを実践することですべてが上手く回っています。
ですから、僕の部署（学科ですが）では、この２年間で科内ミーティングは２、３回しか実施していません。今年2月の「新型コロナウイルス感染症対策」等、緊急を要する案件に関してのミーティングの場合にはやりますが、このときも学科を預からせてもらっている長として進むべき道を明確に提示してミーティングに臨んでいます。
では、なぜこのような提案ができ、スタッフがついてきてくれるのか？
先述した朝のミーティングでの「今日のひとこと」での僕の一貫した姿勢が功を奏していると考えています。志を同じくしている人間の集まりであることも大きな要因ですが、ある意味ひとつの船や飛行機に同乗している限り、安全・安心な運行（運営）は必要です。そのためのボトムス作りに成功しているからだと考えています。
ミーティングはスタッフで合意して進路を決定する場です。決定のためのある意味議論は、ふだんの日常の中で済ませておくことが大切ですね。
いわゆる、改めた場所での「1 on 1」ではなくて、日常のいたるところでこれを実行しているということです。これでスタッフとの関係性も抜群にアップしますよ☆
ミーティングのときにすること
ミーティングというと、あまりいいイメージがないのではありませんか？
それは、これまで述べてきた内容とは真逆の構造でミーティングが捉えられているからに他なりません。また、以下のようなことを思いながら参加していませんか。
- 今日のミーティングも長くなるんじゃないかな？
- 突然資料が渡されて意見をといわれても…
- あるいは、逆にミーティングの資料がない
これでは、ミーティングが始まる前から結果は見えていますよね…
決して、良い方向には進まないはずです。
何か突発的に素晴らしいアイデアを閃き、参加スタッフ全員が賛成するような奇跡でも起これば話は別ですが、そのようなことはおそらく起きることはないでしょう。なぜなら、その場を仕切る人の影響を大きく受けてしまうからです。残念ながら、この悪いタイプのリーダーの存在は最大のマイナス要因になります。気を付けなければ…
ですから、僕のミーティングは「ポモドーロ・テクニック」の構造を持つ、きわめてポジティブなものに仕上がっています。現在、「ポモドーロ・ミーティング（仮称）」と勝手に呼んでいます（笑）
そして、僕がミーティングですることは「最終確認」と「微調整」です。ミーティング開始までの期間に「1 on 1」を実施しているので、概ねスタッフへの「確認」は終了しています。その確認時に、僕にはない「良い意見」や「採用すべき意見」はミーティングで意見者にプレゼンしてもらい「微調整」して進むべき方向に案内します。スタッフは良い方向への「改善」には必ず賛成してくれます。この点もふだんの何気ない話の中から理解していることです。
と言うことで、ミーティングでは最終確認と改善に向けての微調整を実施しています。
この点をふだんから思考し行動していれば、ミーティングは和やかななかにも凛とした空気感を保ちつつ良い方向に向かいます。
- 時間（30分）
- 在り方（決定の場）
- 内容（最終確認と微調整）
あなたも、この３点をコントロールすることで、とても有意義なミーティングを主催することができるようになりますよ。是非、やってみてください。
最後になりますが、ミーティングにおいても「ポモドーロ・テクニック」が重要な位置を占めていることを理解していただけたかと思います。「25分＋5分＝1ポモ」です。
この「＋5分」では、未来へのヒントやビジネスマインドなどをカフェしながら話しています。と言うことで、僕がやっているこのテクニックの構造を持つミーティングのことは「ポモドーロ・ミーティング」だと考えてます！
近い将来、こんな本が出版出来たらうれしいな（笑）
今日も最後まで読んでいただき、どうも有り難うございました。
あなたにとって有益な情報であれば嬉しいです。
また、コメント等いただけるとますます頑張れます。
Ciao☆彡
【あなたに読んで欲しい書籍】
・フランチェスコ・シリロ 著、斉藤裕一 訳：どんな仕事も｢25分+5分｣で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門（CCCメディアハウス）2019
【できれば原文にも目を通してみてください】
・Francesco Chilliro：Pomodoro Technique, 2006 ※PDFがDLできます！